向忙碌說再見！善用任務管理技巧，讓你有效活用時間

熱到腦子昏沉、毫無幹勁的夏天終於離開了。秋天清冷的空氣，讓人精神也煥然一新。差不多是該振作起來，好好投入工作或課業的季節囉！說歸這麼說，歷經一整個懶散的夏季後，是不是累積了一堆雜務不曉得該從何處理起、每天都稍不小心一天就這麼過去了呢？別擔心，這次就要來為各位介紹「任務管理」的方法！只要懂得善用任務管理技巧，就能充實度過每一天！

覺得工作總是做不完、煩惱著不知道該如何善用時間的人，這篇文章絕對是必看的唷！

今晚立刻開始列出待辦事項

想做好時間管理，首先最重要的，就是得將待辦事項列成一目瞭然的清單！只要準備好記事本與筆就可以開始囉！而若是比較講究的人，也可以試試使用手機裡的計時功能。

晚上，趁著還在辦公室時或回到家後，將隔天等待完成的任務一項一項列出來。舉凡開會、調整日程計劃、必須回覆的郵件等等，所有腦中想到的事項全部都可以寫下來。還有，如果有「雖不是非得明天完成，但不可忘掉的事項」，也都一併先寫下來吧！藉由這樣每晚將思緒清空，也能夠避免腦袋想東想西不停運轉，就再也不會睡不著覺啦！

活用觸發清單

把想到的待辦事項都寫下來後，接著要確認一下，是否有遺漏掉任何瑣碎的連帶事項。這個確認動作，可以透過一種叫做「觸發清單（Trigger List）」的問題清單來完成唷！所謂觸發清單，指的是能夠幫助我們聯想發現待辦事項的問題清單。只要在網路上搜尋「Trigger List」，就可以找到許多別人列的問題清單。首先就參考這些清單，藉由回答清單上的問題，確認看看自己是否有所遺漏吧！

・有沒有什麼該補貨的家用品或辦公室用品忘了買的？

・有沒有什麼必須發的郵件？

・有沒有什麼必須打的電話？

・有沒有什麼想交代給別人的工作？

・待辦事項中有沒有哪些是須要先做好事前準備的？

回答著這些問題的過程中，自然就能發現哪些事是非得在明天做的。比方如果明天要開會，那在開會前就得先把資料印好、把企劃案看過一遍，想當然耳，這些「連帶事項」也是明天不得不完成的重要待辦事項囉！所以一旦發現諸如此類的連帶事項，就把它寫到原本那個大項的下方吧！將這些連帶事項也補完後，「列出待辦事項」這個步驟就完成囉！

隔天開始著手處理待辦事項

待辦事項清單已經都列出來了，所以隔天早晨上班時，就只要照著清單將工作逐一完成。這樣持續一段時間後，應該可以注意到清單上，有些項目並不如想像般費時，而有些項目則比預想的更花時間！然後下一次在處理該項目時，就利用手機裡的計時功能，測出完成該項目所須花費的時間。

如此一來就能根據自己的情況來調整今後的每日工作量。搞清楚自己的工作速率，也是一項了不起的任務管理技巧！每隔一段時間就定期重新再測一次，說不定還能發現自己的工作能力進步了喔！

進階應用篇

一開始先以「列出待辦事項然後將它們完成」為重，每天重覆這個過程。等漸漸習慣之後，就開始為待辦事項分組：「只要 5 分鐘就能完成的任務」、「得花腦筋思考的任務」、「須和別人合作才能完成的任務」，把它們分配到一天當中的不同時段。

每天一早是腦子最清醒的時刻，利用這段時間完成那些得花腦筋思考的任務。午休過後腦子變得有些遲鈍，這段時間就用來處理那些只要 5 分鐘就能完成的任務。至於須和別人合作才能完成的任務，則可以花點工夫事先和同事約好時間，這樣就不會造成時間的浪費了！

「任務管理 APP」好用推薦

雖然文章一開始是建議各位用記事本與筆來列出待辦事項清單，不過也可以利用手機裡的 APP，同樣很方便！不管是用紙筆或是用 APP，總之只要有按照上述的步驟做就沒問題！紙筆的優點在於，手寫可以加強記憶、讓腦袋更容易記住這些事項，並且可以撥時間出來好好正視自己的未來與想法；而 APP 的優點在於，能夠趁著搭車通勤之類的空檔使用，有效運用時間！所以就依著各位的生活習慣，選擇適合自己的方式吧！

接下來要向各位推薦兩款方便的「任務管理 APP」！

「Todoist」

任務管理 APP 的基本入門款！可以將任務項目設定成每週反覆，也可以設定鬧鐘提醒。

・到 App Store 看詳細介紹

・到 Google Play 看詳細介紹

「Toggl」

這是一款用來計算工作時間的 APP。處理工作時使用它來計時，就可以記錄每個任務項目的名稱與它所須花費的時間！

・到 App Store 看詳細介紹

・到 Google Play 看詳細介紹

現在起每天花點時間為自己列出 To-Do List 吧！

看了以上所介紹的任務管理方法，各位有沒有什麼收穫呢？老是忙得暈頭轉向不知何年何月的人，藉由將每天的待辦事項寫下來，說不定就能讓心情放鬆一些呢！還有，只要事先制定好工作時間，例如「晚上 9 點以後就不碰工作」，就能為緊繃的工作行程帶來改善！大家一起來善用任務管理技巧，有效活用自己的時間，讓人生變得更加充實吧！